Un paso más en la digitalización de tu empresa: de almacenar información a gestionarla con gestión documental

¿Cuánto tiempo pierde tu empresa buscando un documento, comprobando una factura o intentando localizar la última versión de un archivo?

Facturas, contratos, pedidos, albaranes, expedientes… ¿Cuánto tiempo dedica tu empresa a buscar documentos, organizar archivos o gestionar aprobaciones? La documentación forma parte del día a día de cualquier organización, pero cuando se encuentra dispersa entre correos electrónicos, carpetas, archivos físicos y diferentes departamentos, gestionarla puede convertirse en una fuente de ineficiencia.

La digitalización no consiste únicamente en sustituir el papel por documentos PDF. El verdadero reto es organizar la información, facilitar su acceso y automatizar los procesos asociados a ella.

Therefore, la solución de gestión documental de Canon, permite centralizar, organizar y gestionar la documentación de la empresa desde un único entorno. Facilita que los documentos puedan clasificarse, localizarse y compartirse de forma sencilla, al mismo tiempo que permite establecer flujos de trabajo para automatizar procesos habituales, como la recepción y aprobación de facturas.

De esta forma, la información deja de estar dispersa y pasa a formar parte de procesos de trabajo más ágiles y controlados, lo que aporta:

• Más productividad. Automatizar tareas repetitivas relacionadas con la gestión documental permite que los equipos dediquen menos tiempo a buscar, archivar o enviar documentos y más a actividades que aportan valor.
• Información siempre accesible. Tener la documentación centralizada facilita localizar rápidamente contratos, facturas, pedidos, albaranes o cualquier otro documento cuando se necesita.
• Mayor control. La gestión documental ayuda a organizar la información y controlar quién puede acceder a ella, reduciendo duplicidades y evitando que documentos importantes queden almacenados en lugares difíciles de localizar.
• Procesos más eficientes. Los flujos de trabajo permiten establecer recorridos para determinados documentos y automatizar tareas como revisiones, validaciones o aprobaciones.
• Menos papel. Digitalizar la documentación reduce la dependencia del archivo físico y los costes y tiempos asociados a imprimir, clasificar y almacenar documentos.

Therefore permite dar un paso más allá del simple almacenamiento digital. Se trata de convertir la documentación en información accesible y útil para mejorar los procesos internos de la empresa.

En SISTEMAS [Informática e Impresión], empresa de Grupo Pancorbo, analizamos cómo trabaja cada organización para identificar qué procesos pueden optimizarse y cómo una solución como Therefore puede adaptarse a sus necesidades.

Si quieres saber cuánto tiempo y recursos podría ahorrar tu empresa con una gestión documental más eficiente puedes contactar con el equipo de SISTEMAS en el 941 20 33 77 o en el email info@sistemasinformatica.com y te asesoran.

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