01/06/2023

Automatiza los procesos y ahorra tiempo con el escaneado avanzado Filing Assist de Canon

Esta solución te permite automatizar los procesos de escaneo y archivo de documentos agilizando así el proceso de gestión documental de tu empresa

Automatiza los procesos y ahorra tiempo con el escaneado avanzado con Filing Assist de Canon

Hasta hace poco, el escaneado sólo se utilizaba para archivar documentos y el filtrado y la indexación se realizaban manualmente, una tarea que requiere mucho tiempo y es propensa a errores. Actualmente, la mayor parte de las empresas necesita digital cientos de documentos a diario, con su correspondiente proceso de escaneo y posterior archivo.

En este sentido, muchas de ellas tienen problemas para administrar este tipo de documentos y archivos. ¿Sabes cuánto tiempo se pierde en una empresa al escanear y almacenar documentación? Además, en muchas ocasiones este proceso no se realiza del todo bien por lo que resulta difícil encontrar documentos específicos o compartirlos de manera segura entre los empleados.

Para que los procesos empresariales diarios se desarrollen sin problemas, la digitalización de los documentos debe ser lo más fácil y fluida posible. Para dar respuesta a esta problemática, CANON ha creado Filing Assist, una solución de gestión documental que combina tecnología avanzada con la experiencia humana para ayudar a las empresas a administrar sus documentos de manera más eficiente. De esta forma, Filing Assist permite digitalizar y archivar documentos en un sistema seguro y fácilmente accesible.

Una de las principales ventajas de Filing Assist es su tecnología de inteligencia artificial que clasifica automáticamente los documentos y los etiqueta para facilitar su búsqueda y recuperación. Concretamente, es capaz de identificar y rellenar automáticamente los documentos escaneados. Datos como el tipo de documento o la empresa se extraen en el momento de la digitalización (escaneo), se nombran automáticamente y se guardan en la ubicación correcta. Utilizando el aprendizaje de la propia máquina, el software también aprende a reconocer documentos comerciales estándares, acelerando así el rellenado automático la siguiente vez.

Además, utiliza herramientas de OCR (reconocimiento óptico de caracteres) para convertir documentos escaneados en texto editable, lo que permite una búsqueda más precisa y rápida.

Otra ventaja de Filing Assist es su capacidad para desarrollar y aplicar políticas de retención de documentos que aseguran que los documentos se conserven durante el tiempo necesario y se eliminen de manera segura cuando ya no sean necesarios.

Filing Assist también ofrece herramientas de colaboración que permiten compartir documentos de manera segura y controlada con otros miembros del equipo o con terceros, permitiendo establecer permisos de acceso para controlar quién puede ver o editar los documentos.

Además, permite acceder a los documentos en cualquier momento y desde cualquier lugar, lo que aumenta la eficiencia y la flexibilidad.

Si estás interesado en mejorar la administración de tus documentos y aumentar la eficiencia en tu empresa, puedes ponerte en contacto con SISTEMAS [Informática y Reprografía], empresa de Grupo Pancorbo y el distribuidor y servicio técnico oficial Canon en La Rioja, en el 941 20 33 77 o en info@sistemasinformatica.com.

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